當(dāng)前位置：法律圖書(shū)館>>法治動(dòng)態(tài)>>法規(guī)釋義>>提高合同管理效能 維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益——財(cái)政部會(huì)計(jì)司解讀《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》
提高合同管理效能 維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益——財(cái)政部會(huì)計(jì)司解讀《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》
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提高合同管理效能 維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益——財(cái)政部會(huì)計(jì)司解讀《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》
合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。加強(qiáng)合同管理,有利于規(guī)范、約束市場(chǎng)主體交易行為，優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場(chǎng)秩序。制定和實(shí)施《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》，旨在幫助企業(yè)規(guī)范當(dāng)事人雙方經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)自身合法權(quán)益、防控法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。本文就此進(jìn)行解讀。
一、 合同管理的總體要求
企業(yè)需要建立一系列制度體系和機(jī)制保障，促進(jìn)合同管理的作用得到有效發(fā)揮。
（一）建立分級(jí)授權(quán)管理制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級(jí)安排，建立合同分級(jí)管理制度。屬于上級(jí)管理權(quán)限的合同，下級(jí)單位不得簽署。對(duì)于重大投資類(lèi)、融資類(lèi)、擔(dān)保類(lèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi)、不動(dòng)產(chǎn)類(lèi)合同上級(jí)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)管理。下級(jí)單位認(rèn)為確有需要簽署涉及上級(jí)管理權(quán)限的合同，應(yīng)當(dāng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后辦理。上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)下級(jí)單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。
（二）實(shí)行統(tǒng)一歸口管理
企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況指定法律部門(mén)等作為合同歸口管理部門(mén)，對(duì)合同實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范管理，具體負(fù)責(zé)制定合同管理制度，審核合同條款的權(quán)利義務(wù)對(duì)等性，管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本，管理合同專(zhuān)用章，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同的有效履行等。
（三）明確職責(zé)分工
公司各業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同的承辦部門(mén)負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同，并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任。公司財(cái)會(huì)部門(mén)側(cè)重于履行對(duì)合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)。
（四）健全考核與責(zé)任追究制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度，開(kāi)展合同后評(píng)估，對(duì)合同訂立、履行過(guò)程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。
二、 合同管理流程
合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)；合同履行階段涉及合同履行、合同補(bǔ)充和變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。下圖列示的合同管理流程具有一定通用性。
三、 合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施
�。ㄒ唬┖贤{(diào)查
合同訂立前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同調(diào)查，充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：忽視被調(diào)查對(duì)象的主體資格審查，準(zhǔn)合同對(duì)象不具有相應(yīng)民事權(quán)利能力和民事行為能力或不具備特定資質(zhì)，與不具備代理權(quán)或越權(quán)代理的主體簽訂合同，導(dǎo)致合同無(wú)效，或引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn)；在合同簽訂前錯(cuò)誤判斷被調(diào)查對(duì)象的信用狀況，或在合同履行過(guò)程中沒(méi)有持續(xù)關(guān)注對(duì)方的資信變化，致使企業(yè)蒙受損失；對(duì)被調(diào)查對(duì)象的履約能力給出不當(dāng)評(píng)價(jià)，將不具備履約能力的對(duì)象確定為準(zhǔn)合同對(duì)象，或?qū)⒕哂新募s能力的對(duì)象排除在準(zhǔn)合同對(duì)象之外。
主要管控措施：第一，審查被調(diào)查對(duì)象的身份證件、法人登記證書(shū)、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書(shū)等證明原件，必要時(shí)，可通過(guò)發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書(shū)的真實(shí)性和合法性，關(guān)注授權(quán)代理人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi)，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體資格是否恰當(dāng)。第二，獲取調(diào)查對(duì)象經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、以往交易記錄等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，分析其獲利能力、償債能力和營(yíng)運(yùn)能力，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況，并在合同履行過(guò)程中持續(xù)關(guān)注其資信變化，建立和及時(shí)更新合同對(duì)方的商業(yè)信用檔案。第三，對(duì)被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地了解和全面評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類(lèi)別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，分析其合同履約能力。第四，與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶、開(kāi)戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門(mén)等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。
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初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象后，企業(yè)內(nèi)部的合同承辦部門(mén)將在授權(quán)范圍內(nèi)與對(duì)方進(jìn)行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：忽略合同重大問(wèn)題或在重大問(wèn)題上做出不當(dāng)讓步；談判經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏技術(shù)、法律和財(cái)務(wù)知識(shí)的支撐，導(dǎo)致企業(yè)利益損失；泄露本企業(yè)談判策略，導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。
主要管控措施：第一，收集談判對(duì)手資料，充分熟悉談判對(duì)手情況，做到知己知彼；研究國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類(lèi)產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。第二，關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。第三，對(duì)于影響重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過(guò)程中的得失，研究確定下一步談判策略。第四，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。第五，加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。第六，對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn)，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。
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企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬定合同文本。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：選擇不恰當(dāng)?shù)暮贤问�；合同與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)或特定業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)發(fā)生沖突；合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，或存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損；有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等；對(duì)于合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的，未履行相應(yīng)程序。
主要管控措施：第一，企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同。第二，嚴(yán)格審核合同需求與國(guó)家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系，保證其協(xié)調(diào)一致；考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)等為依據(jù)，確保完成具體業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。第三，合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門(mén)起草，法律部門(mén)審核；重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門(mén)參與起草。國(guó)家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。各部門(mén)應(yīng)當(dāng)各司其職，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。第四，通過(guò)統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度，嚴(yán)格合同管理，防止通過(guò)化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。第五，由簽約對(duì)方起草的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見(jiàn)，特別留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫(xiě)的欄目，如不存在其他約定事項(xiàng)時(shí)注明“此處空白”或“無(wú)其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。第六，合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。
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合同文本擬定完成后，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款；審核人員雖然通過(guò)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?jiàn)；合同起草人員沒(méi)有根據(jù)審核人員的改進(jìn)意見(jiàn)修改合同，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。
主要管控措施：第一，審核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)審核，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。第二，建立會(huì)審制度，對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財(cái)會(huì)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，內(nèi)部相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。第三，慎重對(duì)待審核意見(jiàn)，認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，對(duì)審核意見(jiàn)準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄，必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核。
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企業(yè)經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)與對(duì)方當(dāng)事人正式簽署并加蓋企業(yè)合同專(zhuān)用章。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：超越權(quán)限簽訂合同，合同印章管理不當(dāng)，簽署后的合同被篡改，因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無(wú)效等。
主要管控措施：第一，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。對(duì)外正式對(duì)外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。第二，嚴(yán)格合同專(zhuān)用章保管制度，合同經(jīng)編號(hào)、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專(zhuān)用章。用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人濫用。保管人應(yīng)當(dāng)記錄合同專(zhuān)用章使用情況以備查，如果發(fā)生合同專(zhuān)用章遺失或被盜現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司負(fù)責(zé)人并采取妥善措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等，以最大限度消除可能帶來(lái)的負(fù)面影響。第三，采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。第四，按照國(guó)家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
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合同訂立后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人一起遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：本企業(yè)或合同對(duì)方當(dāng)事人沒(méi)有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)；合同生效后，對(duì)合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充，導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行；在合同履行過(guò)程中，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施；合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。
主要管控措施：第一，強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。第二，對(duì)合同對(duì)方的合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。第三，根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充、變更甚至解除合同。一是對(duì)于合同沒(méi)有約定或約定不明確的內(nèi)容，通過(guò)雙方協(xié)商一致對(duì)原有合同進(jìn)行補(bǔ)充；無(wú)法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；二是，對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書(shū)面提出索賠。第四，加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。
（七）合同結(jié)算
合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款；疏于管理，未能及時(shí)催收到期合同款項(xiàng)；在沒(méi)有合同依據(jù)的情況下盲目付款等。
主要管控措施：第一，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時(shí)催收到期欠款。第二，未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門(mén)有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。
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合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過(guò)程封閉管理，合同的簽署、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等都需要進(jìn)行合同登記。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同檔案不全，合同泄密，合同濫用等。
主要管控措施：第一，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷(xiāo)號(hào)和歸檔手續(xù)，以實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理。第二，建立合同文本統(tǒng)一分類(lèi)和連續(xù)編號(hào)制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。第三，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密。第四，規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。
四、 合同管理的后評(píng)估
合同作為企業(yè)承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任、履行權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，是企業(yè)管理活動(dòng)的重要痕跡，也是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的主要載體，為此，合同管理內(nèi)部控制指引強(qiáng)調(diào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同管理的后評(píng)估制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況評(píng)估制度，至少于每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。
日期：2010-7-8 11:18:07 | 關(guān)閉