財(cái)政部

企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第 7 號(hào)--采購業(yè)務(wù)



第一章 總 則

第一條 為了促進(jìn)企業(yè)合理采購，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定本指引。

第二條 本指引所稱采購，是指購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。

第三條 企業(yè)采購業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險(xiǎn)：

（一）采購計(jì)劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。

（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

（三）采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。

第四條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，明確請購、審批、購買、驗(yàn)收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評價(jià)采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。

第二章 購 買

第五條 企業(yè)的采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務(wù)效率，降低采購成本，堵塞管理漏洞。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換。重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批。

企業(yè)除小額零星物資或服務(wù)外，不得安排同一機(jī)構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程。

第六條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。

企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。

具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。

第七條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。

企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。

第八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場情況和采購計(jì)劃合理選擇采購方式。大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價(jià)或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。

第九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購物資定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價(jià)采購等多種方式合理確定采購價(jià)格，最大限度地減小市場變化對企業(yè)采購價(jià)格的影響。

大宗采購等應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式確定采購價(jià)格，其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價(jià)，并對最高采購限價(jià)適時(shí)調(diào)整。

第十條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。

第十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對采購項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。涉及大宗和新、特物資采購的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試。

驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。

第十二條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物資采購供應(yīng)過程的管理，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

第三章 付 款

第十三條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。

企業(yè)在付款過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，及時(shí)報(bào)告處理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。

第十四條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施。

第十五條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ�、�?yàn)收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、采購記錄與倉儲(chǔ)記錄核對一致。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。

第十六條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時(shí)辦理索賠。